http://bayanbox.ir/view/263405954590585756/2mobile.png

Tavvafi@gmail.com

نگارش 1396 تولید شده است

مزیت استفاده از این نرم افزار چیست؟

کاربرد این نرم افزار در سطح واحد آموزشی(یا هر واحد کاری مشابه) است.- یعنی امکان ورود اطلاعات برای چندین کارمند را دارد.

از مزایای استفاده از این نرم افزار(با نام: نرم افزار کمکی چاپ فرم های ارزشیابی کارمندان- یا کارکنان) می توان به این موارد اشاره کرد:

   اولا: تمام اطلاعات در یک فرم وارد می شود و سپس در چندین فرم به صورت خودکار چاپ می شود.

      مثلا: همه اطلاعات را یکبار وارد می کنید، سپس در فرم های شماره 1 و 2 و 4 معروف به تفاهم نامه و گواهی ها چاپ می کنید.

دومــا:بسیاری از مواردی که نیاز به محاسبه دارد یا مواردی که نباید اعداد بیش از مقدار مشخصی باشند، یا کمتر از مقداری باشند، کنترل لازم را انجام می دهد و در صورت نیاز پیام می دهد.

      مثلا: در بخش تقدیر نامه ها فقط تعداد تقدیر نامه را وارد می کنید، نرم افزار امتیاز و ... را محاسبه می کند

             و جمع را با توجه حداکثر سقف امتیاز لحاظ می کند، بنابراین اینکار از محاسبات ذهنی متنوع و خسته کننده جلوگیری می کند

در مثالی دیگر میتوان به مقدار ساعات ضمن خدمت و اینکه هر 10 ساعت 1 امتیاز دارد اشاره کرد، که فقط تعداد ساعت ضمن خدمت را وارد می کنید، و اینکار از اشتباهات می کاهد.

در مثالی دیگر میتوان به تیک زدن خودکار عبارت های توصیفی عالی/خوب متوسط و ... به صورت خودکار توسط نرم افزار اشاره کرد.

و محاسبات دیگری از این قبیل.

سوما: برخی از بندها نیاز به تهیه گواهی توسط مدیر واحد دارد، گواهی لازم را چاپ می کند.

یعنی روند و ریتم کار به این صورت است که ابتدا باید مدیر برای کارمند گواهی صادر کند و بعد در ارزشیابی وارد کند.

که اینکار با توجه به اینکه معمولا اینگونه گواهی ها (مانند گواهی پایندی به ارزش های سازمانی، اخلاقی و دینی)، معمولا هنگام ارزشیابی پایان سال تهیه می شود می تواند به دلیل همزمانی با دیگر فعالیتهای مدیر واحد و بخصوص چاپ و تهیه فرم ها، بسیار وقتگیر و خسته کننده باشد.

این نرم افزار ریتم بالا را به صورت معکوس انجام می دهد.

یعنی برخی از گواهی هایی که هنگام ارزشیابی نیاز هستند(مانند گواهی پایندی به ارزش های سازمانی، اخلاقی و دینی)، را در همین اوقات چاپ می کند؛

شما، اطلاعات کارمند را در فرم نرم افزار وارد می کنید و نرم افزار متناسب با اطلاعات وارد شده برای بندهایی -که نیاز به صدور گواهی توسط مدیر واحد دارد- گواهی مناسب با متن مناسب (و قابل تغییر، و تنظیم) تولید می کند، که در آن گواهی، تمامی اطلاعات مورد نیاز گواهی: از نام و نام خانوادگی کارمند تا پست و شغل و عبارات مربوط به گواهی و ارتباط گواهی با شماره بند فرم ارزشیابی وجود دارد و در پایان، نام مدیر و واحد مربوطه درج شده است و تنها باید مهر و امضاء شود، همچنین امتیازی که مد نظر بوده در بند مربوط به این بخش نیز در گواهی درج می شود.

      مثلا: 

چهارما: فرم فضلی واحد (شامل اسامی همکاران و امتیازات آنها به ترتیب امتیاز ارزشیابی و به صورت نزولی) چاپ می کند.

پنجما: فرم ها را به صورت فایل PDF برای استخراج و ارسال به واحد ارزشیابی اداره تنظیم می کند.

ششما: امکان تنظیم  و ورود اطلاعات بخش هایی که در بیشتر فرم ها مشترک است را تا حدود زیادی فراهم می کند.

* اگر شما اطلاعات فرم ارزیابی همکاران را در یک فایل word وارد کنید، هم وقت بسیار زیادی برای تنظیم آن باید بگذارید، و هم امکان اینکه فرم ها دچار تغییر ارتفاع شوند به نحوی که در یک صفحه چاپ نشوند و بخشی از فرم از یک صفحه به صفحه بعد وارد شود وجود دارد. این نرم افزار با توجه به امکانات برنامه ریزی شده ای که دارد می تواند به مدیر واحد، بسیار کمک نماید.

شما می توانید این نرم افزار را هماکنون دانلود و استفاده کنید و در صورت رضایت از عملکرد نرم افزار کدفعالسازی تهیه کنید.

این نرم افزار با موتور قدرتمند Access2010 یا 2013 یا 2016 کار می کند، بنابراین قبل از نصب نرم افزار از وجود Microsoft Office Access در رایانه خود مطمئن شوید.

یک راه ساده برای اینکه بدانید که Access در رایانه شما وجود دارد اجرای دستور msaccess توسط پنجره Run+ ویندوز است. موفق باشید.

مطالعه بیشتر:  رفع مشکلات Microsoft Access با نصب AccessRuntime

روش استفاده سریع از نرم افزار(7 گام):

1- نرم افزار را از اینجا دانلود کنید.

2- نرم افزار را نصب کنید.
سال 1395

هنگام نصب نرم افزار، برنامه نصب وجود موتور Microsoft Access و نگارش(Version) را بررسی خواهد کرد، لذا بهتر است قبل از نرم نرم افزار کمک چاپ فرم ارزشیابی(Assessment)،

از کارکرد صحیح اکسسAccess در رایانه خود مطمئن شوید.

 بهتر از است پس از نصب نرم افزار یکبار Windows رایانه خود را Restart کنید، و یا حداقل ویندوز را Logoff کنید.


3- نرم افزار را اجرا کنید

با نصب نرم افزار آیکنی از نرم افزار با نام (چاپ فرم های ارزشیابی کارمندان) ، در دسکتاپ رایانه درست می شود که می توانید برای اجرای نرم افزار از این آیکن استفاده کنید.


4- یک کارمند اضافه کنید

برای اضافه کردن کارمند روی آیکن کلیک کنید.

سپس در پنجره نمایش داده شده ، کد ملی کارمند را وارد کنید، سپس کلید Enter را بزنید، یا روی دکمه OK کلیک کنید.


5- اطلاعات کارمند را تکمیل کنید


6- فرم های ارزشیابی را بررسی

(و چاپ) کنید.


7- برای جابجایی بین صفحات از ابزار پایین صفحه گزارش استفاده کنید.

برای دیدن پایین گزارش چند روش وجود دارد:

1- دوبار کلیک کردن روی عنوان پنجره گزارش.

2- AutoHide کردن نار ابزار ویندوز و ...

                                    قابل توجه است که این نرم افزار برای یک واحد است

                                    همانطور که مستحضرید:

                                    در هر واحد (مثلا واحد آموزشی یا اداری و ...) باید گزارش فضلی تهیه شود که این نرم افزار اینکار را انجام می دهد.

در 7 گام بالا شما خواهید توانست نرم افزار را در حالت (قبل از فعالسازی) بررسی کنید تا امکانات آنرا مورد ارزیابی قرار دهید.

می توانید این نرم افزار را دانلود و استفاده کنید، در صورت رضایت از عملکرد نرم افزار، کد فعالسازی تهیه کنید.


 نرم افزار را فعال کنید.

نرم افزار برای نمایش عناوین واحد، محل جغرافیایی خدمت و نام دستگاه نیاز به فعالسازی دارد.


نرم افزار به صورت خودکار برای بندهایی که نیاز به گواهی احتیاج دارد، گواهی نامه چاپ خواهد کرد.

نمونه:

.



http://bayanbox.ir/view/263405954590585756/2mobile.png


نحوه فعالسازی:

قبل یا بعد از واریز وجه خرید کد فعالسازی می توانید سه عبارت:

نام دستگاه: مثلا وزارت آموزش و پرورش

نام واحد: مثلا: هنرستان شهید مفتح

و تعداد کارمندان واحد را به پست اکترونیکی Tavvafi@gmail.com ارسال کنید.

در ایمیل ارسالی کد تراکنش، یا تاریخ و ساعت واریز را نیز ارسال کنید.

کد فعالسازی به ایمیل شما ارسال خواهد شد.

پس از دریافت کد فعالسازی از ایمیل خودتان، فایل(Activation.code) را در دسکتاپ قرار دهید، سپس آنرا با ماوس بگیرید و بکشید و روی آیکن نرم افزار رها کنید.

فعالسازی انجام خواهد شد.

 


راهنمای نرم افزار http://bayanbox.ir/view/5307853932115464629/dlHelp.png

پیش نیازهای نصب نرم افزار

1- این نرم افزار با سیستم عامل ویندوز XP به بعد بخصوص ویندوز 7 و یا 8 یا 10 تست شده است، و با آنها بخوبی کار می کند.

2- این نرم افزار با موتور قدرتمند Access کار می کند.
3- برای صدور و نمایش فایل های PDF نیاز به نرم افزارهای نمایش فایل PDF بخصوص Adobe reader خواهید داشت.

1-توضیحات سیستم عامل :

این نرم افزار با سیستم عامل 32 بیتی و 64 بیتی کار می کند.
یکی از موارد مهمی که باید در ویندوز ها انجام شود فعال کردن بخش فارسی آن است.
باید بخش فارسی صفحه کلید را فعال کنید تا بتوانید فارسی تایپ کنید.
برای اینکه بتوانید پیام های فارسی نرم افزار چاپ فرم ارزشیابی را به راحتی ملاحظه کنید باید بخش Administrative ویندوز خود را Persian کنید. برای اینکار به Control Panel ویندوز وارد شده و روی آیکن Regional کلیک کنید از پنجره باز شده روی زبانه Administrative کلیک کنید و سپس روی دکمه Change system Local کلیک کنید و از پنجره باز شده گزینه Persian را انتخاب کنید.

2-موتور Access

همانطور که می دانید هماکنون نگارش های بسیار متنوعی از Microsoft Office Access وجود دارد.
اکسس نگارش 2003 که با این نرم افزار همخوانی ندارد.
اکسس نگارش 2007 ،– 2007 قدیمی- از آنجا که در سال 2009 نگارش جدیدی از Office 2007 ارائه شده است، هماکنون دو نوع آفیس 2007 وجود دارد که تحت عناوین آفیس 2007 قدیمی و 2007 جدید یا 2007 ارائه شده در سال 2009 وجود دارد.
برای آنکه بدانید که آیا آفیس شما قدیمی است یا جدید می توانید وارد 2007 Word رایانه خود شوید و یک فایل را Save As.. کنید در پنجره Save as به دنبال نوعType فایل PDF بگردید. اگر نرم افزار شما قدرت save as فایل Word به فرمت PDF را دارد نگارش آفیس 2007 شما جدید است، در غیر اینصورت نگارش آفیس 2007 قدیمی است.
گرچه شرکت Microsoft نرم افزاری ارائه نموده است که با نصب آن حتی بدون نصب آفیس می توانید از نرم افزار چاپ فرم های ارزشیابی استفاده کنید این نرم افزار Access Runtime نام دارد که نگارش 2007 آنرا که در سال 2009 ارائه شده است.
می توانید آنرا از آدرس زیر دانلود و نصب کنید.


https://www.microsoft.com/en-us/download/confirmation.aspx?id=4438


لازم به ذکر است آفیس 2007 فقط در نگارش 32 بیتی ارائه شده است و چنانچه در ویندوز 64 بیتی نصب شود به صورت 32 بیتی نصب خواهد شد.
همچنین لازم به ذکر است نصب نرم افزار Access Runtime 2007 بر روی رایانه ای که قبلا در آن آفیس 2007 نصب شده است هیچ مشکلی بوجود نمی آورد و حتی توصیه شده است.

اکسس نگارش 2010 ،– این موتور نیز در Microsoft Office 2010 ارائه شده است. و چنانچه آفیس 2010 را به صورت کامل نصب کنید این نرم افزار یعنی اکسس 2010 روی رایانه شما نصب خواهد شد و نرم افزار چاپ فرم ارزشیابی کارکنان، نیز با این نرم افزار به خوبی کار می کند. نرم افزار آفیس 2010 در دو نگارش 32 بیتی و 64 بیتی ارائه شده است.
همچنین می توانید بجای نصب کامل آفیس نرم افزار Access Runtime 2010 را از آدرس زیر دانلود و نصب کنید.


https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=10910


این نرم افزار مانند آفیس 2010 در دو نسخه 32 بیتی و 64 بیتی ارائه شده است.
بهتر است با توجه به نوع ویندوز و آفیس خود (از این جهت که 32 بیتی یا 64 بیتی است)- نوع 32 بیتی یا 64 بیتی آن را دانلود و نصب کنید
لازم به ذکر است: ممکن است، در رایانه ای که ویندوز 64 بیتی دارد آفیس 32 بیتی در آن نصب شده باشد.
همچنین لازم به ذکر است نصب نرم افزار Access Runtime 2007 بر روی رایانه ای که قبلا در آن آفیس 2010 نصب شده است هیچ مشکلی بوجود نمی آورد و حتی توصیه شده است. همچنین نگارش 32 بیتی آن هیچگاه بر روی آفیس 64 بیتی و یا برعکس نصب نخواهد شد و نرم افزار Access Runtime قبل از نصب این وضعیت را بررسی می کند. اما از آنجا که شما برای دانلود Accessruntime2010 وقت خواهید گذاشت بهتر است قبل از دانلود از وضعیت 32 بیتی بودن یا 64 بیتی بودن سیستم عامل یا آفیس خود اطلاعات کافی کسب کنید.
اکسس نگارش 2013 ،–کلیه توضیحاتی که برای نگارش 2010 گفته شد برای این بسته نیز صادق است و نرم افزار چاپ فرم های ارزشیابی هم با نسخه 32 بیتی و هم با نسخه 64 بیتی اکسس 2013 کار می کند و با آن مشکلی ندارد.


https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=39358


اکسس نگارش 2016 ،–کلیه توضیحاتی که برای نگارش 2010 گفته شد برای این بسته نیز صادق است و نرم افزار چاپ فرم های ارزشیابی هم با نسخه 32 بیتی و هم با نسخه 64 بیتی اکسس 2016 کار می کند و با آن مشکلی ندارد.


https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=50040

اگر هنوز هیچ سیستم عامل یا آفیسی روی رایانه خود نصب نکرده اید. به توصیه های زیر توجه کنید.

بهترین سیستم عامل فعلا در ایران سیستم عامل ویندوز 7 است.بهترین آفیس در حال حاضر آفیس 2010 است.
اگر دسترسی به سی دی آفیس ندارید پس از نصب ویندوز می توانید اکسس ران تایم Accessruntime2007 را که دارای حجم کمتری نسبت به سایر Access Runtime ها است دانلود و نصب کنید.

نصب نرم افزار

برای نصب نرم افزار باید از فایل Assesment_Setup که یک فایل اجرایی است استفاده کنید.
هنگام نصب نرم افزار سئوالاتی در مورد چگونگی نصب نرم افزار به صورت عادی مانند تمامی برنامه های نصب پرسیده می شود در مرحلی از نصب، برای اینکه نرم افزار مطمئن شود که موتور اکسس بر روی رایانه شما وجود دارد به بررسی حضور فایل اجرایی اکسس می پردازد و اگر این فایل را در مسیر متعارف پیدا نکند از شما به عنوان کاربر می خواهد تا مسیر حضور فایل اکسس را به آن معرفی کنید- توصیه می شود حتما مسیر نصب فایل Access را هنگام نصب معرفی کنید. اما چنانچه از نصب Access در رایانه خود مطمئن هستید می توانید از این بررسی صرفنظر کنید. برای اینکه مطمئن شوید که Access در رایانه شما نصب شده است به شیوه زیر می توانید عمل کنید.
ابتدا پنجره Run را باز کنید، برای اینکار می توانید کلید صفحه کلید و کلید R را همزمان بزنید و در این پنجره عبارت msaccess را تایپ کرده و کلید Enter را بزنید. چنانچه با اینکار نرم افزار Access در رایانه شما باز می شود. می توانید از معرفی مسیر Access هنگام نصب صرفنظر کنید.

برای صرفنظر می توانید از دکمه Force Continue استفاده کنید.
پس از نصب درست نرم افزار آیکن نرم افزار در دسکتاپ قرار خواهد گرفت.
دیده شده است که ویروس کش ها از اجرا برنامه نصب و اجرای نرم افزار جلوگیری نموده اند و نرم افزار نصب نشده است.
در این شرایط می توانید برای مدتی مثلا 10 دقیقه ویروس کش خود را Pause کنید تا نرم افزار بدرستی نصب شود.
این نرم افزار با ویروس کش های معتبر مورد بررسی قرار گرفته و ویروس ندارد.
اما قبل از نصب می توانید آنرا با ویروس کش بررسی کنید تا در رایانه ای که ویروس دارد تحت تاثیر قرار نگرفته باشد.

اجرای نرم افزار

برای اجرای نرم افزار می توانید روی آیکن نرم افزار در دسکتاپ کلیک کنید، در ویندز 8 آیکن نرم افزار در منوی Start قرار خواهد گرفت در صورتیکه بنا به هر دلیلی آیکن نرم افزار را پیدا نکردید مسیر نصب نرم افزار به شرح زیر است:
در ویندوز 32 بیتی: مسیر: C:\Program Files\Assessment و در ویندوز 64 بیتی: مسیر: C:\Program Files(x86)\Assessment
اگر پنجره زیر را مشاهده کنید، یعنی نرم افزار درست اجرا شده است.

پس از ورود به نرم افزار پنجره زیر دیده می شود که در آن می توانید کارهای مختلفی انجام دهید.
به بخش بالا و سمت چپ توجه کنید دکمه هایی در این بخش دیده می شود که به شرح زیر کاربرد دارند:
اضافه کردن کارمند، حذف کارمند، چاپ فرم ها، استخراج فایل های PDF، تولید گزارش فضلی، تنظیم اطلاعات عمومی نرم افزار

ورود اطلاعات

برای اضافه کردن یک کارمند ابتدا روی دکمه کلیک کنید سپس کد ملی کارمند را وارد کنید
سپس روی دکمه OK کلیک کنید و یا کلید Enter صفحه کلید را بزنید.
در این پنجره عبارت 30/2 به معنی 2 نفر اضافه شده از ظرفیت 30 نفر امکان اضافه کردن در این واحد است.
سپس اطلاعات کارمند را وارد کنید: نحوه ورود اطلاعات بر اساس دستور العمل ارزشیابی است اما امکاناتی در نرم افزار تعبیه شده است که کار محاسبات ذهنی و نیاز به توجه مکرر به مقادیر را کاهش می دهد تا کاربر با حداقل خستگی و ... بتواند اطلاعات را کامل کند.
برخی از این امکانات توضیح داده می شود:
نام و نام خانوادگی کارمند: هیچ پارامتر کنترلی در این بخش وجود ندارد.(بنابراین بهتر است دقت کنید عدد وارد نکنید.)
شماره ملی: این بخش در حالت عادی قفل شده است. اگر می خواهید این کد را برای فردی اصلاح کنید می توانید روی کد ملی دوبار کلیک کنید و بعد با دقت بیشتری کد ملی را اصلاح کنید پس از اصلاح،دوباره این بخش قفل خواهد شد.
شماره کارمندی: در این بخش تنها می توانید یک عدد 8 رقمی وارد کنید. و این وضعیت کنترل می شود.
شغل مورد تصدی، مدرک تحصیلی، رشته تحصیلی، عنوان پست سازمانی: هیچ پارامتر کنترلی در این بخش وجود ندارد.(بهتر است دقت کنید.)
اهم وظایف محوله: از آنجا که در این بخش باید چند خط(معمولا 5 خط)، توضیح داده می شود می توانید از دکمه ای که تصویر فلش رو به پایین دارد برای باز شدن این بخش استفاده کنید. بعد از تکمیل فرآیند تایپ می توانید از همین دکمه که تصویرش به صورت فلش رو به بالا اسـت استفاده کنید تا جعبه متن به حالت قبل باز گردد.

شرح وظایف پرسنل آموزش و پرورش در واحد آموزشی


قسمت هایی که توضیح داده نمی شود عملکرد عادی دارند.
سابقه خدمت: در این بخش تنها می توانید یک عدد 1 یا 2 رقمی وارد کنید. و این وضعیت کنترل می شود.
برای ورود اطلاعات ویژه کارمندان غیر رسمی می توانید در دو بخش از فرم گزینه مربوطه را تیکدار کنید. یکی در ابتدای فرم کنار ثبت تاریخ قرار دارد و یکی در انتهای فرم کنار آیتم های بند 18؛ این نرم افزار فرم های کارمندان رسمی و غیر رسمی را از وجود تیک در این بخش ها تشخیص داده و فرم را متناسب چاپ می کند.
بند الف: در این بخش تنها می توانید یک عدد بین 0 تا 15 وارد کنید.و این وضعیت کنترل می شود.
پس از ورود رقم در این بخش دو اتفاق دیگر هم خواهد افتاد که توضیح داده می شود:
1- تیک عالی، خیلی خوب، خوب ، به صورت خودکار درج می شود.
2- در بخش چاپ برای این بند گواهی چاپ خواهد شد.
بند ب1: در این بخش تنها می توانید یک عدد بین 0 تا 15 وارد کنید.و این وضعیت کنترل می شود.
پس از ورود رقم در این بخش سه اتفاق دیگر هم خواهد افتاد که توضیح داده می شود:
1- تیک رضایت به صورت خودکار درج می شود.
2- در بخش چاپ برای این بند گواهی چاپ خواهد شد.
3- بخش ب2 قفل می شود.
این وضعیت برای ب2 نیز وجود دارد یعنی با ورود رقم در بخش ب2 بخش ب1 قفل می شود، اگر در بخش ب1 عددی وارد کرده اید و بخش ب2 قفل شده است، و می خواهید در بخش ب2 عددی وارد کنید باید مقدار ب1 را صفر کنید.
بندهای ج : عملکرد مشابه موارد بالا دارند.
بند د1: در این بخش باید تنها تعداد تقدیر نامه ا را درج کنید مابقی محاسبات توسط نرم افزار انجام خواهد شد.
لیست بازشو این بخش شامل آیتم های موجود در دستور العمل و امتیازات مندرج در آن است ولی می توانید آنرا به دلخواه تغییر دهید و یا امتیاز مندرج را تفییر دهید.
جمع امتیازات به صورت خودکار در بند د1- تا سقف 10 امتیاز متوقف می شود(بر اساس دستورالعمل)
مجموع بندهای د1 و د2 و د3 تا سقف 15 امتیاز جمع بندی می شود و تا سقف 15 امتیاز متوقف می شود(بر اساس دستورالعمل)
بند ز1: هیچ پارامتر کنترلی در این بخش وجود ندارد.(بنابراین بهتر است دقت کنید عدد وارد نکنید.)
اگر در این بخش امتیازی وارد کنید در بخش چاپ برای این بند گواهی چاپ خواهد شد.
لازم به ذکر است در بخش تنظیم اطلاعات عمومی نرم افزار می توانید این عبارت ها را به همراه متنی که مربوط به گواهی می شود در گواهی قرار دهید. عبارت هر بند قابلیت تنظیم دارد.
بند ز2: هیچ پارامتر کنترلی در این بخش وجود ندارد.(بنابراین بهتر است دقت کنید عدد وارد نکنید.)
در این بخش بر اساس دستور العمل به ازای هر 10 ساعت یک امتیاز محاسبه خواهد شد که می توانید بجای امتیاز مقدار ساعت را وارد کنید تا نرم افزار بقیه محاسبات را انجام دهد، علاوه بر تقسیم مقدار ساعت بر 10 سقف امتیازات کنترل می شود.
چنانچه باید امتیاز مندرج در این بخش (رند) شود می توانید ساعات دوره را به مقدار (رند) وارد کنید-مثلا: 14 ساعت را 20 ساعت وارد کنید- لازم به ذکر است این نرم افزار برای راحتی کار کاربر از شما تعداد ساعات را دریافت می کند تا از برو اشتباهات کاسته شود اما در گزارش ها مقدار ساعت چاپ نخواهد شد(بر اساس دستورالعمل و فرم اصلی)
سایر بندها مشابه بندهای توضیح داده شده هستند.
جمع امتیازات کسب شده هر کارمند در فرم دیده می شود و در پایین پنجره نیز ملاحظه می گردد.
بندهای 16 تا آخر قابلیت تنظیم عمومی دارند: از آنجا که این بندها برای تمامی افراد در یک واحد یکسان تایپ می شود می توانید این مقادیر را یکبار در بخش اطلاعات عمومی نرم افزار وارد کنید تا برای همه اعمال شود.
ضمن اینکه برای هر یک از کارمندان به صورت اخص قابل تنظیم است.
برای ورود اطلاعات ویژه کارمندان غیر رسمی می توانید در دو بخش از فرم گزینه مربوطه را تیکدار کنید. یکی در ابتدای فرم کنار ثبت تاریخ قرار دارد و یکی در انتهای فرم کنار آیتم های بند 18؛ این نرم افزار فرم های کارمندان رسمی و غیر رسمی را از وجود تیک در این بخش ها تشخیص داده و فرم را متناسب چاپ می کند.
پس از تکمیل اطلاعات کارمند یا کارمندان می توانید عملیات چاپ فرم ها را انجام دهید.
چاپ فرم ها با استخراج فایل های PDF اختلافاتی دارد که لازم است در این راهنما به آنها توجه کنید.

چاپ فرم ها

پس از ورود اطلاعات هر کارمند و تکمیل آن می توانید فرم های ارزشیابی کارمند را چاپ کنید این فرم ها شامل موارد زیر است:
1- صفحه اول فرم ارزیابی کارمندان رسمی/یا غیر رسمی
2- صفحه دوم فرم ارزیابی کارمندان رسمی/یا غیر رسمی
3- تفاهم نامه ارزیابی
4- گواهی های مورد نیاز که باید در واحد تنظم شود.
گواهی ها در قطع A5 چاپ خواهد شد تا مصرف کاغذ کاهش یابد.
نکاتی که در چاپ وجود دارد تشریح می شود:
1- اگر امکان چاپ وجود ندارد، بخاطر این است که در ویندوز شما چاپگری بدرستی تعریف نشده است.
2- اگر گواهینامه ها کم هستند یا وجود ندارند، بخاطر این است که عبارت و امتیاز بندیی که گواهی لازم دارد را وارد نکرده اید.
3- اگر ارتفاع چاپ تنظیم نیست، به عبارتی ارتفاع چاپ با کاغذ A4 هماهنگی ندارد به دلیل عدم هماهنگی مارجین چاپگر با گزارش است برای ایجاد هماهنگی می توانید به صورت زیر عمل کنید:
ابتدا کلیدهای Ctrl+P را بزنید تا پنجره چاپ باز شود.
روی دکمه Setup کلیک کنید تا پنجره Page Setup باز شود.
اندازه Margines را تعیین کنید
فاصله فرم از بالا صفحه A4 با عبارت TOP
فاصله فرم از پایین صفحه A4 با عبارت Bottom
فاصله فرم از چپ صفحه A4 با عبارت Left
فاصله فرم از راست صفحه A4 با عبارت Right
مشخص و تعیین می شود.
می توانید برخی از صفحه ها را چاپ کنید. مثلا از صفحه 2 تا آخر و ...

چاپ فرم فقط برای کارمندی که هماکنون در فرم اطلاعاتش در حالت مشاهده و اصلاح است ، قابل مشاهده و چاپ دارد.
در چاپ فرم گواهی ها نیز نمایش داده می شود و چاپ می شود.
امکان چاپ اطلاعات همه کارمندان به یکباره توسط دکمه چاپ وجود ندارد.
برای اینکار می توانید اطلاعات کارمندان را بهPDF تبدیل کرده، سپس فایل PDF را چاپ کنید.
برای جلوگیری از تولید گواهی ها در چاپ می توانید از کلید Ctrl استفاده کنید.

چاپ با تولید فایل های PDF اختلاف زیر را دارند:
فقط فرم های کارمند جاری چاپ می شود اطلاعات فرم های همه کارمندان تبدیل به فایل PDF می شود
گواهی ها در چاپ مشاهده و چاپ می شود گواهی ها در PDF صادر نمی شود
اگر کلید CTRL صفحه کلید را نگه دارید و روی آیکن چاپ کلیک کنید: در انتهای گزارش چاپی کارمند جاری، گواهی نامه ها تولید و چاپ نخواهند شد. اگر کلید CTRL صفحه کلید را نگه دارید و روی آیکن PDF کلیک کنید: در انتهای گزارش چاپی کلیه کارمند واحد، گواهی نامه ها تولید و و به فایل PDF وارد خواهند شد.

تولید فایل های PDF

پس از ورود اطلاعات همه کارمندان و تکمیل اطلاعات آنها می توانید فرم های ارزشیابی کارمند را به فرمت PDF استخراج کنید، معمولا اینکار برای ارسال اطلاعات به اداره منطقه انجام می شود. در فایل PDF فرم های زیر برای همه کارمندان ارسال می شود.

صفحه اول فرم ارزیابی کارمندان رسمی/یا غیر رسمی
صفحه دوم فرم ارزیابی کارمندان رسمی/یا غیر رسمی
تفاهم نامه ارزیابی
تولید فایل PDF برای همه کارمندان واحد انجام می شود.
در تولید فایل PDF ، گواهی ها صادر نمی شود.
تولید فایل PDF از اطلاعات همه کارمندان به یکباره توسط دکمه PDF انجام می شود.
برای اینکه گواهی ها در فایل PDF صادر شود می توانید از کلید Ctrl استفاده کنید.
همانطور که توضیح داده شد: تولید فایل های PDF با چاپ اختلاف زیر را دارند:

فقط فرم های کارمند جاری چاپ می شود اطلاعات فرم های همه کارمندان تبدیل به فایل PDF می شود
گواهی ها در چاپ مشاهده و چاپ می شود گواهی ها در PDF صادر نمی شود
اگر کلید CTRL صفحه کلید را نگه دارید و روی آیکن چاپ کلیک کنید: در انتهای گزارش چاپی کارمند جاری، گواهی نامه ها تولید و چاپ نخواهند شد. اگر کلید CTRL صفحه کلید را نگه دارید و روی آیکن PDF کلیک کنید: در انتهای گزارش چاپی کلیه کارمند واحد، گواهی نامه ها تولید و و به فایل PDF وارد خواهند شد.

چاپ و تولید فایل PDF گزارش فضلی

چاپ فرم فضلی پس از پایان ورود اطلاعات برای همه کارمندان ، انجام خواهد شد.

که این فرم بر اساس امتیاز افراد و به صورت نزولی (یعنی امتیاز بالاتر در ابتدای لیست و امتیاز کمتر در پایین لیست) چاپ می شود. همچنین عبارت رسمی و غیر رسمی در بخش ملاحظات در این فرم درج می گردد.
عبارت های انتهای فرم در بخش تنظیم اطلاعات عمومی نرم افزار قابل تنظیم است.(منظور نام ارزیابی کننده و نام مسئول ارزیابی عملکرد منطقه است)

تنظیم اطلاعات عمومی نرم افزار

تنظیم اطلاعات عمومی نرم افزار شامل دو بخش است:

بخش اول اطلاعات عمومی فرم ها، بخش دوم متن گواهی نامه ها

بخش اول اطلاعات عمومی فرم ها: 

در این بخش می توانید اطلاعات عمومی فرم ها را وارد کنید و با کلیک بر روی دکمه ی "هماکنون اطلاعات عمومی بر روی همه رکوردها اعمال شود" ، تمامی فرم های کارمندان را به یکباره اصلاح کنید، این وضعیت برای تمامی موارد موجود در این فرم می شود.

علاوه بر این منظور چنانچه این فرم را ابتدای کار تکمیل کنید هر بار که کارمند جدید اضافه کنید اطلاعات انتهای فرم کارمند با این اطلاعات تکمیل خواهد شد.
بخش پایینی این پنجره برای تفاهم نامه و فرم فضلی کاربرد دارد.
که در آن اطلاعات ارزیابی کننده و مسئول ارزیابی عملکرد منطقه درج می شود.

بخش دوم متن گواهی نامه ها:

همانطور که قبلا توضیح داده شد به ازای برخی از بندهای فرم باید در واحد، گواهی چاپ شود. که می توانید چنانچه تمایل داشته باشید این عبارت ها را در فرم ها تغییر دهید. عبارت $ به عنوان کلمه رزرو شده برای درج متنی که در فرم تایپ می کنید در لابلای عبارت گواهی نامه کاربرد دارد.برای درک این مطلب به مثال زیر توجه کنید.فرض کنید در بند ز1- شماره 1 عبارت "تسلط به زبان انگلیسی" را در فرم اطلاعاتی کارمند تایپ کرده اید.
در گواهی نامه عبارت "موفق به کسب مهارت($) شده است"، به صورت زیر درج می گردد:
موفق به کسب مهارت(تسلط به زبان انگلیسی) شده است.
همچنین در واحدهایی که کارمندان خانم وجود دارد می توانید عبارت جناب آقای را به عبارت سرکار خانم تغییر دهید و سپس گواهی های مورد نیاز را چاپ کنید. اگر در واحد هم همکار خانم و هم همکار آقا وجود دارد باید قبل از چاپ دقت کنید و این عبارت ها را به شکل مناسب تغییر دهید، سپس اقدام به چاپ نمائید.- البته این عبارت ها فقط در گواهی ها وارد می شوند و در فرم ها وارد نمی شوند.